Programa Access y sus aplicaciones”

Una  base de datos en si, es un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada; lo que constituye una base de datos, es la forma en que está organizada la información. Para la informática, una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos, por ello no nos causa problema. Access es la aplicación más compleja de la suite Office, y es una base de datos visual, esta, puede manejarse fácilmente. Este programa contiene herramientas de diseño y programación, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas, este programa nos sirve para crear bases de datos,  almacenar, recuperar, y analizar los datos que se registren.  A continuación presento los componentes de una base de datos y la forma de crearlos con las herramientas de Access: Tablas: es la unidad donde se crea el conjunto de datos, estos, están ordenados en columnas verticales. Aquí también se definen los campos y sus características. Las opciones de Access para crear una tabla son: Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.   Vista Diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla. Asistente para tablas: el asistente pide las características de los campos y de la tabla, la genera automáticamente. Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access. Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas. Las opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son Vista Hoja de datos y Vista Diseño, que son las vistas de la tabla. Las tablas se pueden ver de dos formas diferentes aunque cambia el aspecto de la tabla y varía el menú y la barra de herramientas. Aquí se muestran las dos vistas diferentes: Vista Diseño Vista Hoja de datos: aquí se diseñan los campos pero no se pueden introducir datos. Si se desea introducir datos, se pulsa el botón Vista, se abrirá la vista Hoja de datos, no se pueden modificar el tipo de datos que contienen los campos o su descripción, para realizar cambios de este tipo se tiene que introducir los datos pulsando el botón Vista. Vista Hoja de datos: el menú añade lo relacionado con "Registros", en esta vista se pueden introducir datos, es más fácil entender cómo se almacena la información en una base de datos. Para crear una tabla, se selecciona Vista Hoja de datos y se pulsa Aceptar. Consultas: son las preguntas que se formulan para la base de datos para extraer y presentar la información de diferentes formas, es un filtro avanzado. Lo que puede hacer una consulta es: Elegir tablas: las consultas se pueden realizar sobre una tabla o sobre todas las tablas creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener información son muchas. Modificar los datos de las tablas: las consultas dan acceso a ellas, y permite modificar, eliminar o añadir registros nuevos, se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra o de varias tablas. Elegir uno o varios campos: al crear una consulta es posible especificar qué campo se desea ver. Seleccionar registros: una consulta se puede concretar hasta ver sólo un registro. Realizar cálculos: se pueden realizar cálculos con los campos mostrados en la consulta. Crear campos nuevos. Para crear nuevos formularios, informes o consultas: partiendo de los datos obtenidos en una consulta se pueden crear nuevos elementos. Consulta de selección: se indican criterios para ver lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas, muestra los datos de una o de varias tablas según los criterios de la consulta y se pueden introducir datos en las tablas a través de ella. Consulta de tablas de referencias cruzadas: presenta los datos con títulos en las filas y en las columnas, resume información de una forma clara. Consulta de acciones: es una forma de modificar registros de una o varias tablas a través de una sola operación. Consulta de unión: combina campos que coinciden en más de una tabla. Consulta de paso a través: envía instrucciones a una base de datos SQL. Consulta de definición de datos: se puede modificar una base de datos de Access utilizando instrucciones de SQL. Para crear una consulta hay que seleccionar la pestaña de la ventana de la base de datos. Si no se está en la ventana Base de datos, para volver a ella se pulsa el botón base de datos. Opciones que ofrece Access para crear una consulta: Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente. Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automáticamente, según los campos seleccionados. Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto. Asistente para consultas destinadas a buscar duplicados: crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo. Asistentes para consultas destinados a buscar no-coincidentes: crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla. Formulario: son presentaciones que muestran los datos en pantalla. Permiten mostrar campos de distintas tablas o que no aparezcan determinados campos, hace que cada usuario vea los datos que le interesan manteniendo ocultos los restantes. Vistas de Formulario En Formulario hay vistas distintas. Vista diseño: varía el diseño del formulario. La ventana se compone de un menú y tres barras de herramientas: La primera barra de herramientas se refiere al diseño de formularios. Puede aparecer integrada debajo del menú o de forma independiente. Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos. Tras seleccionar Nuevo aparecerá la ventana dónde se indican los diferentes modos de creación de un informe: Vista Diseño: permite crear manualmente un informe sin ayuda de los asistentes. Asistente para informes: el asistente guía al usuario para la creación de modelos de informes. Autoinforme columnas: es una forma automática de crear un informe en columnas. Se selecciona la tabla de la cual van a extraerse los datos. Los nombres de los campos aparecen en la columna izquierda y a la derecha el dato. En cada registro vuelven a aparecer los nombres de los campos. Autoinforme tabular: esta opción crea automáticamente un informe. El diseño es en filas y columnas, en la primera fila aparecen los nombres de los campos y en el resto de las filas los datos. Asistente para gráficos: es un asistente que crea informes gráficos. El asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el gráfico y el tipo de gráfico que se quiere. Con este asistente se seleccionarán campos que se desea que pasen a formar parte de un gráfico donde, se pueden hacer comparaciones entre datos visualmente. Asistente para etiquetas: ayuda a la creación de informes tipo etiquetas, se pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la elección de los campos a incluir en la etiqueta y al diseño de la misma. Asistente para informes: se pueden crear informes genéricos con diseños variados. Cálculos y sumarios: tienen la capacidad de realizar operaciones matemáticas sobre los registros. Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas que son repetitivas. Módulo: conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic. Ahora bien  estos son recursos utilizados para crear una base de datos: Campo: es la unidad básica de una base de datos y sus nombres no pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. La descripción de un campo, ayuda a aclarar información acerca de los nombres del campo. No pueden tener más de 64 caracteres, no puede haber dos campos que se llamen igual. Para darles nombre, se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre. Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta 255. Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres. Numérico: para introducir números. Fecha/Hora: para introducir estos datos en el formato indicado. Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario. Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido. Sí/No: campo lógico. Verdadero/Falso, etc. Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc. Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web. Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Es como una ficha. Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y se escribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el ratón o la tecla tabulador. Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro mas fácilmente. En Access hay tres tipos de clave principal: Autonumérico, Campo simple y Campos múltiples. Como podemos ver, las aplicaciones de Access nos facilitan la forma de registrar datos y tenerlos organizados para un mejor manejo, así nos ahorramos el papeleo de muchos datos.